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Politique de Phoenix SPI en matière de confidentialité

La protection de votre vie privée nous importe chez Phoenix. En effet, cette question est très importante à nos yeux, et nous sommes résolus à assurer la protection des renseignements personnels des gens qui participent à nos études, de même que des membres de la population en général. À chaque fois que vous participez à une étude que réalise Phoenix, soyez sans crainte : nous veillerons à la protection de vos renseignements personnels.

Phoenix est membre - Sceau d'or* de l'Association de la recherche et de l'intelligence marketing (ARIM). En sa qualité de société de recherche, Phoenix est tenue de veiller à ce que ses sous-traitants et elle-même respectent des lignes directrices et des procédures rigoureuses dans le contexte de la collecte des données. Nous réalisons toutes nos études en conformité avec les normes de l'industrie qu'établit l'ARIM, conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE; Canada).

Vous trouverez ci-dessous un exposé rapide des dix principes sur la confidentialité que précise la LPRPDE, ainsi que de la façon dont Phoenix met chacun en application :

1. Responsabilité
  • Vous pouvez adresser toutes vos questions et vos demandes de renseignements en matière de protection de la confidentialité à notre agent de la protection de la vie privée, qui est un membre principal de l'équipe de Phoenix. L'agent connaît bien la LPRPDE, de même que la mise en application de la Loi dans la sphère de la recherche sur l'opinion publique. N'hésitez pas à communiquer par écrit toutes vos demandes de renseignements en matière de confidentialité à :

    L'agent de la protection de la vie privée
    1678, rue Bank, bureau 2
    Ottawa (Ontario)
    K1V 7Y6 Canada.
    Courriel : privacy@phoenixspi.ca

  • En conformitée avec les règles de l'industrie, Phoenix a élaboré une politique en matière de confidentialité afin d'assurer la protection des renseignements personnels des participants de ses études. La politique a été communiquée à tous les membres de l'organisation.
  • Nous concluons des accords avec l'ensemble de nos sous-traitants et avec nos autres tiers fournisseurs afin de veiller à ce que ces organisations offrent le même niveau de protection des renseignements personnels que Phoenix.
2. Détermination des finalités de la collecte des renseignements personnels

Avant ou au cours du processus de collecte de renseignements (suivant la méthode de recherche), nous signalons aux répondants, de vive voix, par voie électronique, ou encore par écrit :

  • que nous nous servirons de leurs renseignements dans le cadre d'un sondage, d'une étude de marché ou d'une étude dans le domaine de la recherche sociale;
  • qu'ils produisent ces renseignements pour les besoins de l'étude seulement, et que nous veillerons à ce que les renseignements demeurent anonymes et soient traités en toute confidentialitée;
  • que seules des réponses d'entrevue ou de sondage globales seront communiqués à nos clients.
3. Consentement
  • Étant donné que les personnes invitées à le faire sont tout à fait libres de participer ou non aux sondages et aux études qualitatives de Phoenix, nous obtenons le consentement des répondants après qu'ils ont décidé d'y participer.
  • Phoenix ne communique habituellement pas, à ses clients ou à tout autre tiers, de renseignements sur l'identité des participants. Dans les cas où de pareils renseignements seraient demandés (p. ex., si un client souhaite communiquer avec les participants), lors de la collecte des renseignements, Phoenix demandera aux répondants la permission de communiquer cette information et expliquera les motifs de la communication. Phoenix ne communiquera pas de renseignements personnels sans avoir obtenu le consentement du participant ou de la participante.
4. Limitation de la collecte des renseignements personnels

Dans le cadre de ses sondages et de ses études qualitatives, Phoenix ne peut recueillir qu'une certaine quantité et un certain genre de renseignements, suivant la quantité et la nature de l'information nécessaire dans le contexte des fins déterminées de l'étude. En vertu de la LPRPDE, les sociétés de recherche peuvent recueillir des données démographiques standard, dans la mesure où l'objet de l'étude est défini.

5. Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation
  • Phoenix n'utilise ou ne communique des renseignements personnels qu'aux fins auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne ne consente à ce que les renseignements soient utilisés ou communiqués à d'autres fins.
  • Nous conservons les documents sur papier et les documents électroniques des sondages, de même que les enregistrements audio ou vidéo des séances de discussion ou des entrevues, ainsi que les notes prises en ces occasions, pendant tout au plus 24 mois. Ces documents, qui sont conservés en lieu sûr, soit dans un classeur à tiroirs verrouillés, soit au moyen d'un ordinateur protégé par mot de passe, seront détruits dans les deux ans. Tous les documents sur papier seront déchiquetés, tandis que les documents électroniques seront effacés ou détruits (pour ce qui concerne les enregistrements audio et vidéo).
6. Exactitude
  • Phoenix veillera à ce que les renseignements personnels soient exacts et à jour pour réduire les risques que des décisions non indiquées, fondées sur de l'information inexacte, ne soient prises au sujet des répondants.
  • Phoenix mettra à jour les renseignements personnels incorrects que relèvera un répondant ou une répondante. Si l'information avait été obtenue auprès d'un tiers, Phoenix indiquera à ce dernier tous les changements qui lui seront communiqués (p. ex., panels, bases de données de recrutement, etc.).
7. Mesures de sécurité
  • Les documents réunissant des renseignements personnels sont protégés contre l'accès non autorisé, la communication, la reproduction, l'utilisation et la modification. Nous veillerons à ce que seuls des membres autorisés du personnel de Phoenix aient accès aux ordinateurs, aux fichiers (matériels et électroniques), ainsi qu'aux lieux physiques, grâce à des dispositifs de verrouillage, à des alarmes, à des mots de passe et à des dispositifs coupe-feu.
  • Phoenix débarrasse tous les ensembles de données des renseignements témoignant de l'identité des répondants (c.-à-d. des adresses électroniques, des adresses domiciliaires, des numéros de téléphone, des noms, etc.) Avant de présenter les données aux clients.
  • Phoenix protège la confidentialité des renseignements communiqués à des tiers au moyen de la conclusion d'accords établissant la confidentialité de l'information recueillie et déterminant les fins auxquelles elle peut servir.
  • Les membres du personnel de Phoenix qui ont accès aux renseignements personnels ont obtenu l'autorisation de sécurité indiquée qu'attribue le gouvernement du Canada.
8. Transparence

Chez Phoenix, nous sommes heureux de communiquer de l'information sur nos pratiques dans le contexte de la gestion des renseignements personnels. Les personnes intéressées peuvent se renseigner sur ces pratiques au moyen de la présente politique en matière de confidentialité, ou encore auprès de l'agent de la protection de la vie privée.

9. Accès aux renseignements personnels
  • Phoenix traite séparément chaque cas de demande d'accès à des renseignements personnels, par l'intermédiaire de son agent de la protection de la vie privée. Suite à la production d'une demande écrite, nous informerons toutes les personnes intéressées de l'existence de tous les renseignements personnels les concernant que Phoenix a en sa possession ou sous sa responsabilité, de l'usage qui en est fait, ainsi que des tiers auxquels les renseignements ont été communiqués.
  • Nous avons établi des mesures antifraude afin de veiller à la protection de vos renseignements personnels. Nous donnerons suite à des directives ayant pour objet vos renseignements personnels dans les seuls cas où nous serons convaincus que vous avez vous-même produit la demande, ou encore que c'est un tiers autorisé à le faire pour votre compte qui en est l'auteur. Nous satisferons aux demandes que présenterait un tiers pour votre compte seulement s'il peut établir qu'il agit effectivement pour votre compte et si nous sommes satisfaits de ses procédés d'authentification et de gestion des renseignements personnels.
  • Phoenix donnera suite à toutes les demandes des participants et des répondants au sujet de la façon dont leur nom a été obtenu. Si quelqu'un le souhaite, Phoenix peut retirer son nom de ses listes et, au besoin, donner pour instruction à ses fournisseurs d'enlever aussi le nom de cette personne de leurs listes.
  • Dans certains cas, Phoenix pourrait ne pas être en mesure de communiquer l'ensemble des renseignements, ou encore certains détails liés à la collecte de ces renseignements, car cette information pourrait contenir des renseignements corporatifs confidentiels ou encore, parce que la communication de l'information pourrait créer un risque que d'autres personnes ne soient reconnues.
10. Possibilité de porter plainte

Phoenix étudiera toutes les plaintes liées à l'observation de sa politique en matière de confidentialité et, au besoin, demandera conseil à l'extérieur. Veuillez adresser toute plainte ou toute demande de renseignements au sujet de la présente politique et du traitement des renseignements personnels chez Phoenix à notre agent de la protection de la vie privée.

Si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements au sujet de la confidentialité dans le domaine des études de marché, ou au sujet des principes sur la confidentialité, nous vous encourageons à consulter les documents suivants :

*Statut en cours de confirmation.
Privacy

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